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                                        盐城市档案馆实行查档会商制度

   近年来，随着馆藏档案文件级目录数据库的完善和档案的数字化，查档准确率和查档速度得到了有效提高，但档案查到率，仍然难以有效提高。对档案馆，一次查档失败并不显得十分紧要，但对于利用者来说，或许查不到所需档案就意味着某项实际事务无法妥善解决。我们发现，文件是否归档、检索工具是否有效、利用者提供的线索是否准确、接待人员业务是否熟练等都是影响档案查到率的重要因素。实践表明，只要改进传统的查档办法，可以提高档案查到率，更好地为利用者排忧解难。基于这样的认识，我们从2014年起，实行查档会商制度。
    所谓查档会商制度，就是指当查档工作人员根据自己的认知运用一定的检索方法无法查到利用者所需档案时，必须立即向档案利用中心负责人提出会商请求，档案利用中心负责人及时召集相关人员研究利用者申请查阅的档案是否属于我馆进馆范围，档案利用者的检索提问表述是否准确，检索工具中的检索语言与归档文件是否完全匹配，已采用的检索方法是否得当，该采取哪种方法可能查到相关档案？如不属进馆范围，该档案应归哪个档案馆收藏，立即启动馆际查档，在各种可能的方法穷尽之后再给利用者明确的答复。总之会商查档要做到“五要”，即：查档要素再明晰、查档流程再检查、馆藏档案再寻找、馆外档案再分析、间接材料再推敲。
    多一个人参与协同查档意味着多一份智慧，给利用者多一份希望。一年来，我馆接待查档1758人，初次查到率85%，实行集体会商后，查到率提高到95%。如2014年8月6日武汉市人民政府参事室一行6人来我馆查阅我市原政协副主席陈务笃同志的相关档案资料，接到联系电话后，档案利用中心通过常规的文件级检索系统找出了陈务笃在盐城市政协的相关文字性材料。武汉的同志来馆后又提出要查找陈务笃的照片。档案利用中心检索系统查不到陈务笃的照片，便立即向中心负责人提出会商，会商的意见是查找市政协集体照片，结果很快在照片档案专题中找出盐城市第一届政协代表合影，发现陈务笃身在其中。同时，在查档过程中发现陈务笃曾在盐城县工作过，我们又启动馆际查档，帮助他们找到陈务笃在盐城县的文字材料和照片资料，武汉的同志对此非常满意。再如2014年9月7日，盐城市国土资源局到我馆急查市政府与省地震局关于建设盐城市区地震站的协议，查档人员利用电子计算机自动检索利用系统与手工检索工具，在市政府与地震局全宗均查不到这份协议，便立即向中心负责人提出会商申请，档案利用中心与技术处的同志放弃中午休息，共同会商，认为很有可能在地震站的立项申报材料中包含有这一协议，于是在市计经委全宗中找出地震站立项申报材料，果然这份协议的复印件出现在立项材料附件的附件中。一般检索工具不显示附件，更不用说附件的附件。非常困难的事情就这样利用集体的智慧解决了。
    实行查档会商制度一年来社会反响良好，利用者在现场亲眼看到档案工作者查找档案的全过程，这种急利用者所急，不到最后一刻决不放弃的精神得到他们的认可、理解和称赞，我馆2014年查档满意度达到百分之百。为提高全市档案馆查档工作整体水平，我们将在2015年推广查档会商制度，为档案利用者提供更好的服务。