全宗卷规范
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DA./T 12--94 | |
1 主题内容与适用范围 1.1全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 1.2 本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。 1.3 本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构(以下统称档案室)。 2 引用标准 DA/T 1—92档案工作基本术语 GB 9705—88 文书档案案卷格式 3 全宗卷编制原则 3.1 档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。 3.2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。 3.3 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。 4 全宗卷的主要内容 4.1 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。 4.2 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。 4.3 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。 4.4 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。 4.5 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。 4.6 档案利用：全宗指南(全宗介绍)，开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。 4.7 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。 5 全宗卷的整理 5.1 全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归人预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。 5.2 整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。 5.3 卷内文件材料按问题——时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记和有关档案收集、 整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。 5.4 卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长×宽为260mm×l85mm，封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者(见图1)。 5.5 卷盒外形尺寸长×宽为310mm×220mm，其高度可根据需要分别设置30mm、40mm的规格(见图2)。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期(见图3)。 6 全宗卷的管理 6.1 档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。全宗卷内文件材料过多时，可分装数盒，形成若干分卷，并在全宗号后加短横和分卷序号，如：50—1、50—2。卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。 6.2 馆藏全宗采取分若干个部类(如按政权性质等)管理的，可按部类分别排序，编制全宗卷目录，相对集中保管。 6.3 档案室和馆藏全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。 6.4 全宗向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随时移交。 附加说明： 本标准由全国档案工作标准化技术委员会提出。 本标准起草单位：湖北省档案馆。 本标准起草人孙振涛 葛成芬 冯玉江 吕炎生 | |
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